Veiligheidscopieën en systeemherstel op school

Alvorens die uit de doeken te doen duiken we even in de afkomst van ICT op school; de kantoorautomatisering. Daar werken mensen die al vertrouwd zijn met computers, bijvoorbeeld omdat ze op een basisschool hebben gezeten. En ze kennen de toepassingen waarmee ze werken omdat ze er cusussen voor hebben gevolgd. Er worden in een bedrijf fouten gemaakt, maar het zijn uitzonderingen in het dagelijks werkproces. Om die fouten te kunnen herstellen worden backups gemaakt.

ICT op school is van een geheel andere orde. Het maken van fouten is daar onderdeel van het leerproces. Kinderen zitten op school om fouten te kunnen maken. En ieder jaar opnieuw staat een nieuwe groep 3 klaar om de beginselen van het tekstverwerken onder de knie te krijgen. En ieder jaar opnieuw ‘moeten’ dezelfde fouten gemaakt worden. Een backupsysteem moet daar probleemloos mee om kunnen gaan.

Een ander verschil met het bedrijfsleven is de wijze waarop men de kostbare backups beheert. Wie veilig werkt bewaart backups buitenshuis. In het MKB ligt een backup op de zaak en twee anderen liggen bij de directeur thuis. Iedere nacht wordt de backup gemaakt die de volgende dag mee naar huis wordt genomen. De backups rouleren. In grote bedrijven worden backups bewaard in datacenters.
Een ding is zeker in het bedrijfsleven; je geeft je backups niet aan je concullega’s.

Bij scholen is deze situatie anders. Je bent elkaars collega en waarom zou je niet van elkaars faciliteiten gebruik maken? De ene school zou met een deel van de schijfruimte op de server het datacenter kunnen zijn voor de andere school, en andersom.
Uiteraard staan de data versleuteld bij de collega, en andersom ook wat hoe leuk de collega school ook is, je wilt niet dat de leerlinggegevens bij de ander terecht komen.

Nog een verschil: in het bedrijfsleven loopt mestal een systeembeheerder rond die zoegeraakte of per ongeluk gewiste documenten opspoort op de tapes en vervolgens gebruikers verblijdt met de teruggevonden goodies. Op een school hebben ze geen systeembeheerder.

Waarin kantoor en school overeenkomen is dat er ook ‘gewone’ backups gemaakt moeten worden. En helaas is de allergrootste overeenkomst tussen scholen en kantoren dat er helemaal geen backups gemaakt worden. Pas als het kalf...

Alledrie de bovengenoemde situaties:
- backups in het onderwijs,
- backups voor echte calamiteiten en,
- ‘gewone’ backups
worden met de backup systemen in ServerOpSchool aangepakt en behoeven geen enkele aandacht.

Backups in het onderwijs

Een voorbeeld uit de praktijk: Kinderen leren tekstverwerken met Word. Veel kinderen weten nog niet goed het onderscheid tussen ‘Opslaan’ en ‘Opvragen’. Door één verkeerde handeling zijn ze hun werkstuk kwijt. Niet alleen wordt een kind er ongelukkig van, het is ook een verstoring van het, vaak klassikale, leerproces van werkstukken maken. Het kind moet alles opnieuw typen, raakt achter, verliest motivatie, etc.

Het backupsysteem van ServerOpSchool heeft een backup optie waarbij op iedere werkdag om het uur, van 8.00 tot 18.00 uur, een ongecomprimeerde copie van alle home directories wordt gemaakt. Deze 5 copieen zijn als Samba share read-only beschikbaar voor de eigenaar van de home directory. Als iemand wat kwijt is, kan hij/zij dus zelf zijn werk terugvinden. Bij ons heeft dit systeem al zeer vaak zijn nut bewezen. Niet alleen voor kinderen, maar ook voor slordige teamleden. Het systeem is ook handig voor scholen waar leerlingen geen individuele accounts hebben, maar een groep een account heeft en iedere leerling een map. Per ongeluk (of expres) wissen van elkaars werkstuk leidt niet tot gegevensverlies.

Backups voor echte calamiteiten.
Het is een schrikbeeld, maar het gebeurt meerdere keren per jaar in Nederland: de school gaat in vlammen op. Meestal ‘draait’de school weer binnen een paar dagen op een noodlocatie of in noodgebouwen. Maar bijna altijd moet ICT weer vanaf de grond worden opgebouwd. Al het materiaal van directie, team en leerlingen is verloren gegaan. De leerlingadministratie is niet meer beschikbaar en moet ten koste van vele mensuren opnieuw ‘ingeklopt’ worden. De gegevens van de financiele administratie en het leerlingvolgsysteem zijn ook verloren gegaan. Het bijeenharken van al die gegevens kost veel tijd en menskracht.

Het ligt voor de hand om hiervoor een systeem op te zetten dat geen tijd en aandacht van de school, de ICT’er of de systeembeheerder vraagt.
Dat kan als volgt: In de server van uw school zit een extra harde schijf. Op die schijf worden 1 x per nacht alle bestanden bijgewerkt van de server van uw collega-school. Dat gebeurt via het Internet. De gegevens gaan versleuteld over het net. De harde schijf is als het ware een ‘kloon’ van de gegevens van de collega-school. Met één verschil: alle gegevens op de schijf zijn versleuteld. Niemand kan er kennis van nemen.
In de server van één van de collega’s die ook ServerOpSchool gebruikt zit ook een extra harde schijf en daarop zitten de versleutelde bestanden van uw school. En iedere nacht wordt die schijf via het Internet up to date gehouden. U heeft er geen omkijken naar.
Mocht de schijf vol raken, defect raken, of mocht er door een storing in het Internet geen backup gemaakt kunnen zijn, dan krijgt u, de ICT’er of de systeembeheerder, of alledrie, daarover een email bericht. Daarmee kunt u besluiten wat te doen: backups een dagje overslaan en kijken of 't de volgende dag wel werkt, of de systeembeheerder waarschuwen die ernaar kijkt. Aan u de keus.

Mocht zich nu een calamiteit voordoen, dan krijgt u van uw collega de harde schijf uit zijn server. De systeembeheerder ontsleutelt met uw geheime code de gegevens en binnen 1 a 2 dagen heeft u al uw gegevens weer bescdhikbaar. En uiteraard komt er in de server van de collega een nieuwe harde schijf voor uw gegevens.

Er zitten limieten aan dit systeem die veroorzaakt worden door de bandbreedte van het internet en de hoeveelheid over te zenden data per tijdseenheid. Per school worden hierover afspraken gemaakt.

Gewone backups.
Bij computers geldt: vertrouwen is mooi, wantrouwen is beter.
Naast bovengenoemde backups worden er ook iedere nacht backups van de gehele inhoud van de server gemaakt die op een tweede harddisk in de server zelf bewaard worden. Deze backups kunnen gebruikt worden voor de volgende gevallen:
- De school heeft een ServerOpSchool server, maar doet zelf het beheer. Maar er gaat wat fout en de beheerder wist een bestand of een map. Het is dan niet nodig de backup van de collega te ontsleutelen om de zaak te herstellen.
- Bij het updaten van een programma is het standaard praktijk een backup achter de hand te hebben voor het geval de upgrade mislukt. Het is handig om die lokaal en snel beschikbaar te hebben.
- Wie een verwisselbare USB disk heeft, kan die gebruiken om de backups ernaar toe te schrijven en de USB disk mee naar huis te nemen.
Deze backups zijn onversleutelde gecomprimeerde incrementele backups, zoals die vaak op tapes gemaakt worden.

Geen tapes.
ServerOpSchool kiest niet voor tape backups in school. Daarvoor hebben we de volgende redenen:

- Backup op harddisks is goedkoper en sneller dan op tapes.
- Harddisks hebben een grotere capacteit voor dezelfde prijs.
- Het managen van een tape backupsysteem is tijdsintensiever en moeilijker dan het managen van HD backups.
- Het restore proces is tijdrovender, zeker het herstellen van een enkel bestand. En het wordt al bijna onbegonnen werk op een tape een bestand te vinden als je de naam niet precies weet.
- Het maken van incrementele tape backups is kostbaar, onbetrouwbaar en tijdrovend. Je moet tapes en data goed bijhouden. Er gaat wel eens een tape stuk en dan is een hele set backups onbruikbaar. Als je, na een crash of brand een hele set tapes moet terugzetten kun je daar wel een dag mee bezig zijn.
- Je kunt een slechte tape treffen, of je had vuile koppen tijden het backuppen. Je kunt natuurlijk je backup verifieren, maar dat kost nog meer tijd.

Kortom ServerOpSchool gaat voor backups met harde schijven.