EDEX - EDucatieve EXport gegegevens

Het blijkt niet zo eenvoudig te zijn om informatie te vinden over de layout van zogenaamde EDEX-bestanden. EDEX staat voor EDucatieve EXport en is een bestandsformaat waarmee gegevens uit een leerlingadministratiesysteem kunnen worden geëxporteerd, ter verdere verwerking in een leerlingvolgsysteem of educatieve applicaties.

Na lang zoeken heb ik uiteindelijk in december 2003, een document gevonden bij DICT, op http://www.dictnet.nl/nieuwsitems/boknieuws/Edexlayout.doc. (Helaas is dit inmiddels een morsdode link, omdat Dictnet is opgegaan in QLICT, zie www.qlict.nl, en de oude webstekstructuur niet is geconserveerd.) Aangezien dat weer zo'n ontoegankelijk .DOCument was, heb ik een en ander omgezet in plain old HTML, waarvan akte. Bovendien heb ik nog wat ervaringsgegevens toegevoegd, o.a. over de opmaak van geboortedata.

Inleiding

In dit bestand wordt beschreven hoe de layout dient te zijn van edex-bestanden die gebruikt worden om gegevens uit een school-administratiepakket (b.v. LAR) te kunnen inlezen in CITO LVS. Deze informatie is beschikbaar gesteld door de helpdesk CITO-LVS. Voor meer informatie: 0547 - 28 55 35.

Algemeen

Alle exportbestanden bevinden zich in één subdirectory. De exportbestanden zijn ASCII-bestanden en hebben de volgende - vaste - namen:

Omschrijving Bestandsnaam

leerlinggegevens EDEXLL.TXT

leerkrachtgegevens EDEXLK.TXT
groepsgegevens EDEXGR.TXT
koppeling leerkracht-groep EDEXLG.TXT

Niet alle bestanden hoeven aanwezig te zijn, met uitzondering van het bestand EDEXLL.TXT. Dat dient altijd aanwezig te zijn.

In de bestanden zijn alle velden aanwezig. Indien voor een veld gegevens ontbreken, of niet van toepassing zijn, dan is het betreffende veld opgevuld met spaties. Alle regels in een bestand hebben dun ook steeds dezelfde lengte (Fixed Record Length). Ze worden afgesloten met een CR-LF-combinatie (hexadecimaal 0x0D, 0x0A).

Voor alle hieronder genoemde keys, geldt dat ze binnen dezelfde entiteit uniek moeten zijn. Indien de keys korter zijn dan de maximale lengte kunnen ze of links of rechts zijn aangevuld met spaties tot de maximale lengte.

Record-layout leerlinggegevens in EDEXLL.TXT

Een regel in EDEXLL.TXT bevat de volgende gegevens van een leerling.

Nr Veldnaam Grootte Positie Toelichting

1 achternaam 40 karakters 01 t/m 40

2 tussenvoegsel 10 karakters 41 t/m 50

3 voornaam 20 karakters 51 t/m 70

4 geboortedatum 8 karakters 71 t/m 78 format: DD/MM/JJ [1]

5 geslacht 1 karakter 79 format J of M

6 land van herkomst 1 karakter 80 numeriek: 0 = autochtoon, 1 = allochtoon

7 leerlingkey 5 karakters 81 t/m 85 numeriek [2]

8 groeps key 5 karakters 86 t/m 90 alfanumeriek [3]

[1] Er zijn ook pakketten die een dash in plaats van een slash gebruiken, dus DD-MM-JJ. Bij het importeren is het verstandig om met beide varianten rekening te houden.
[2] Er zijn ook pakketten die een (decimale) punt in de leerlingkey opnemen.
[3] Een leerling komt in precies één groep voor.

Record-layout leerkrachtgegevens in EDEXLK.TXT

Een regel in EDEXLK.TXT bevat de volgende gegevens van een leerkracht.

Nr Veldnaam Grootte Positie Toelichting

1 achternaam 40 karakters 01 t/m 40

2 tussenvoegsel 10 karakters 41 t/m 50

3 voornaam 20 karakters 51 t/m 70

4 leerkrachtkey 5 karakters 71 t/m 75 alfanumeriek

Record-layout groepgegevens in EDEXGR.TXT

Een regel in EDEXGR.TXT bevat de volgende gegevens van een groep.

Nr Veldnaam Grootte Positie Toelichting

1 groepsnaam 30 karakters 01 t/m 30

2 jaargroep 1 karakter 31 1 t/m 8 voor jaargroepen 1 t/m 8; S voor speciaal onderwijs; H voor historische groepen [1]

3 groepkey 5 karakters 32 t/m 36 alfanumeriek

[1] Een groep komt in precies één jaargroep voor.

Record-layout koppeling leerkrachten en groepen in EDEXLG.TXT

Een regel in EDEXLG.TXT geeft aan welke leerkracht bij welke groep behoort. Hierbij kan het voorkomen dat een leerkracht bij verschillende groepen behoort, en dat bij een groep verschillende leerkrachten horen.

Nr Veldnaam Grootte Positie Toelichting

1 leerkrachtkey 5 karakters 01 t/m 05 alfanumeriek; zie EDEXLK.TXT; koppeling met veld 4

2 groepkey 5 karakters 06 t/m 10 alfanumeriek; zie EDEXGR.TXT; koppeling met veld 3